Preguntas para hacer una posible boda antes de firmar un contrato

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Encontrar el lugar de celebración de su boda es una de las primeras y más importantes tareas de su lista de tareas. Es muy importante noquear esta gran tarea desde el principio para asegurar tu lugar favorito. Su sitio de la recepción va a fijar el tono para su boda, y muchas de las decisiones que usted tome en el futuro dependerán de ello.

Una vez que tengas una visión clara para el día de tu boda, tu presupuesto y una idea aproximada del número de invitados que te gustaría invitar, ¡estás listo para comenzar a recorrer los posibles lugares de la boda!

Cuando estás a la caza de un lugar, es fácil enamorarse a primera vista. Pero olvidarse de hacer una pregunta importante podría llevar a una sorpresa costosa en el camino. Usted necesita hacer las preguntas correctas para asegurarse de que tiene un entendimiento completo de lo que está pagando.

Los lugares a menudo son capaces de ofrecerle paquetes de ofertas para cosas como catering, entretenimiento y decoración. Estos servicios realmente pueden quitarte mucho de tu plato, pero es importante recordar que cada lugar es diferente y que tendrás que jugar con reglas diferentes.

Le recomendamos que lleve consigo una cámara de video cuando vaya a visitar un sitio. Después de visitar varios lugares, es fácil olvidar los detalles de cada lugar. Tomar un video rápido de cada lugar que visites y hablar de ti mismo a través del espacio. Esta es una buena manera de recordar lo que te gustó de cada sitio.

También es una buena manera de obtener una segunda opinión de su prometido, su mejor amigo o cualquier otra persona cuya opinión pueda importarle. Por lo menos, tome un par de fotos para que tenga un registro de cada sitio que visitó. No todos nosotros tenemos una memoria fotográfica asombrosa a la que recurrir.

Si usted es un tomador de notas, tenemos una hoja de trabajo gratuita que puede utilizar para registrar los detalles de cada lugar para que pueda hacer una comparación justa del lugar de la boda más tarde.

Para ayudarle a prepararse para su visita, hemos preparado una lista de preguntas que cubren los diversos aspectos que usted querrá saber.

Haga estas preguntas primero

  • ¿Está disponible nuestra cita?
  • ¿Cuántas personas pueden alojarse en este lugar?
  • ¿Quién será nuestro punto de contacto antes de la boda?
  • ¿Existe un coordinador en el lugar de la reunión?
  • ¿Estará disponible el coordinador de la sede como el día de la reunión? En caso afirmativo, ¿qué servicios están incluidos? ¿Hay algún cargo adicional?
  • ¿Está el lugar disponible para uso exclusivo?
  • ¿A qué hora puede comenzar la boda? ¿A qué hora deben abandonar el lugar los invitados? ¿Cuánto son las horas adicionales?
  • ¿Cuál es la tarifa de alquiler? ¿Qué está incluido en ese precio? (alquiler, catering, iluminación, decoración, etc.)

Logística

  • ¿Puede la fiesta nupcial prepararse en el lugar?
  • ¿Hay un servicio de transporte disponible?
  • ¿Hay transporte público fácilmente accesible desde el lugar de la reunión?
  • ¿Existen servicios de seguridad en el lugar? ¿Necesito contratar a mis propios guardias de seguridad o el sitio los contratará?
  • ¿Hay un guardarropa disponible?
  • Si puedo decorar, ¿puedo acceder el día antes de la boda? En caso afirmativo, ¿cuándo puedo tener acceso al espacio para decorar y montar? ¿Cuánto tiempo tengo para instalar y limpiar?
  • ¿Cuánta ayuda puedo obtener con la instalación/decoración?
  • ¿Existen servicios de instalación y desmontaje? ¿Cuánto cuesta?
  • ¿Existe un plan B para la lluvia o las inclemencias del tiempo?

Instalaciones

  • ¿Hay suites o habitaciones privadas disponibles durante la boda?
  • ¿Hay aparcamiento disponible? ¿Cuántos puntos? ¿Se cobrará a los huéspedes?
  • ¿Es accesible el handicap del recinto?
  • ¿Es el lugar acogedor para los niños? ¿Existen facilidades para mantenerlos entretenidos?
  • ¿Cuántos baños hay en el lugar?

Ceremonia

  • ¿La ceremonia se celebrará en la misma sala que la recepción? Si es así, ¿proporcionan una transición de la ceremonia a la recepción?
  • ¿Hay un cargo adicional?
  • ¿Cuál es la configuración para un espacio compartido de ceremonia/recepción?
  • ¿Cuánto tiempo tenemos para el ensayo de la ceremonia?

Recepción

  • ¿Se suministran placas/plataformas/vidrios o tendremos que alquilarlos?
  • ¿Se proporcionan mesas, sábanas y sillas o tendré que alquilarlas? Si es así, ¿qué tipo de tablas tiene? ¿Hay otras opciones?
  • ¿Qué tipo de disposición de asientos podemos tener?
  • ¿Puedo mover las cosas o tengo que dejar todo como está?
  • ¿Existe alguna norma o restricción en cuanto a la decoración? ¿Podemos usar velas? ¿Podemos tirar confeti?
  • ¿Hay alguna decoración o papelería proporcionada (flores, pastelería, centros de mesa, alfombra roja, etc.)? ¿Hay alguna opción para elegir?
  • ¿Tienen letreros para dirigir a los invitados a la boda?

Alimentos y bebidas

  • ¿Hay un gasto mínimo? ¿Existen sanciones por no cumplir con el mínimo?
  • ¿Existe un servicio de catering en casa? Si es así, ¿podemos hacer una degustación? ¿Cuántas personas pueden asistir?
  • ¿Qué se incluye en los paquetes?
  • ¿Pueden acomodarse a requerimientos dietéticos especiales?
  • ¿Tenemos que usar ese servicio de catering? Si no es así, ¿hay alguna limitación en cuanto a las empresas de catering externas que podemos utilizar?
  • Si contrato mi propio servicio de catering, ¿podrán acceder a las instalaciones de la cocina?
  • ¿Cuáles son las opciones de bebidas? ¿Hay algún costo de actualización?
  • ¿Se nos permite traer nuestro propio alcohol? En caso afirmativo, ¿se cobra un canon de corcho?
  • ¿Hay algún cargo adicional para el personal del bar o de la sala de espera?
  • ¿Puedo traer un pastel de un panadero externo? ¿Hay un cargo por cortar el pastel?

Personal y coordinación

  • ¿Trabaja con proveedores específicos?
  • ¿Tenemos que usar estos proveedores? Si no es así, ¿hay alguna limitación cuando se trabaja con proveedores externos que yo debería conocer?
  • ¿Cuándo pueden llegar mis proveedores para instalarse? ¿Con cuánta anticipación se pueden hacer las entregas a los proveedores?

La fiesta

  • ¿Tiene el lugar un sistema de sonido con altavoces? ¿O tendrá que ser alquilado?
  • ¿Existen restricciones de ruido?
  • ¿Dispone el local de micrófonos para los discursos? ¿O tendrá que ser alquilado?
  • ¿Puedo conectar un ipod/laptop al sistema de sonido?
  • ¿Adónde irá la pista de baile? ¿Qué tan grande es? ¿Habrá que mover algo?
  • ¿Puede el lugar acomodar a una banda en vivo o a un DJ? En caso afirmativo, ¿hay alguna restricción?
  • ¿Dónde podría configurarse la banda/DJ? ¿Pueden prepararse de antemano o tendrán que hacerlo durante la transición? ¿Dónde pueden acceder al recinto?
  • ¿Existen restricciones para el fotógrafo en cuanto al uso del flash?
  • ¿Hasta qué hora abrirá el bar?
  • ¿Hay un cargo por una extensión de barra?
  • ¿Qué es el toque de queda?
  • ¿Es posible prolongar la fiesta? En caso afirmativo, ¿cuánto cobra por las horas extras?

Alojamiento

  • ¿Existe alguna opción de alojamiento? ¿Habrá descuentos para los huéspedes? ¿Cuándo es la hora de salida?
  • ¿Hay una suite nupcial incluida en el precio? ¿Hay habitaciones disponibles para los padres?
  • ¿Tienen alguna sociedad hotelera en el área donde los huéspedes podrían hospedarse? ¿Puede proporcionarnos una lista?
  • ¿Hay transporte confiable en el área para que los huéspedes lo usen?

Finanzas y responsabilidad

  • ¿Qué se necesita para asegurar la fecha?
  • ¿Existe un calendario de pagos? ¿Cuáles son las condiciones de pago?
  • ¿Existen descuentos para fechas fuera de temporada? ¿Qué hay de las tarifas para las diferentes horas del día (mañana, tarde o noche)?
  • ¿Cuánto es el depósito? ¿Cuándo es la fecha de entrega? ¿Es reembolsable en caso de cancelación?
  • ¿Cuándo se vence el saldo total?
  • ¿Qué formas de pago aceptan?
  • ¿Cuándo es la última fecha posible en la que podemos hacer cambios?
  • ¿Existen costos ocultos como cargos por servicio, limpieza u horas extras?
  • ¿Cuál es su política de cancelación?
  • ¿Necesitamos algún seguro o permiso?
  • ¿Tiene el lugar de reunión seguro de responsabilidad civil?

Asegúrese de imprimir la lista completa de preguntas para llevar a la visita a la sede.

No olvides que este día se trata de ti y de tu pareja. Usted recordará este día para siempre, así que es importante elegir dónde hacer que este día memorable suceda. Cuando esté listo para recorrer los lugares de reunión y tomar su decisión final, tenga a mano estas preguntas para ayudarle a obtener una visión completa antes de firmar un contrato.

Con toda honestidad, la búsqueda de la sede de su boda es muy divertida. ¿Con qué frecuencia puedes recorrer todos estos hermosos espacios y te imaginas haciendo una fiesta épica con todos tus amigos y familiares? A menos que usted sea un planificador de eventos experimentado, voy a asumir que esta oportunidad no se presenta muy a menudo. Disfruta el proceso!

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