Cómo encontrar el planificador de bodas adecuado

Si eres una futura novia nueva, probablemente ya hayas descubierto que planear una boda implica una tonelada de organización. Estamos hablando de más de 100 horas de planificación para una boda promedio. Eso es probablemente un poco más de lo que esperabas, ¿verdad?

Una vez que la emoción inicial de su compromiso haya desaparecido, la intimidante lista de cosas por hacer que viene con la organización del día de sus sueños puede sentirse un poco abrumadora, por decir lo menos.

Fotografía: Scott Omalley

Desde la creación del presupuesto de su boda (¡y apéguese a él!) hasta la obtención de presupuestos, el contacto con los proveedores y la creación de su plano de asientos. Definitivamente hay mucho trabajo que hacer antes de tu boda.

Y no olvidemos el gran día en sí. ¿Quién exactamente va a instalar sus muebles, reunirse con los proveedores y ser capaz de hacer frente a cualquier emergencia de última hora que pueda surgir? Clima húmedo, apagones, huéspedes de último minuto… ¡¿Todavía tienes un poco de pánico?!

Si es así, puede ser que sea hora de pensar en invertir en un planificador de bodas.

No importa lo organizado que te sientas, los organizadores de bodas valen más que su peso en oro. Contratar al planificador de bodas adecuado puede ser una de las mejores inversiones que puedes hacer en el camino hacia tu día a día.

Sin embargo, no todos los organizadores de bodas son iguales. Es muy importante saber exactamente lo que cada planificador tiene para ofrecer antes de tomar una decisión. De esta manera, puede asegurarse de encontrar el planificador perfecto para satisfacer sus necesidades.

Encontrar el planificador de bodas adecuado significa hacer la investigación y hacer las preguntas pertinentes para encontrar el mejor ajuste. Afortunadamente tenemos algunos consejos útiles a la hora de elegir el planificador de bodas perfecto para ayudar a hacer realidad el día de tus sueños!

¿Necesita un planificador de bodas?

¿No estás seguro de si realmente necesitas una planificadora de bodas en primer lugar? Después de todo, los organizadores de bodas vienen con una etiqueta de precio, así que va a significar otro gasto para tu gran día, ¿verdad?

Podría ser fácil descartar la idea de un planificador de bodas como un lujo innecesario. Tal vez sientas que puedes conquistar este negocio de planificación de bodas por ti mismo. Si usted tiene una cantidad ilimitada de tiempo, y experiencia previa en la planificación de un evento, entonces usted podría tener razón.

Pero tómate un segundo para pensar cómo quieres sentirte en la mañana de tu boda. ¿Quieres estar relajado, con champán en la mano, preparándote para casarte con el amor de tu vida? ¿O quieres hacer una llamada de emergencia porque el pastel no ha llegado?

Los organizadores de bodas se encargan de escenarios como este, todo el día y todos los días.

Fotografía: Erich McVey

Han pasado por cambios de última hora y los miembros de la familia se ausentan sin permiso. Han tenido que lidiar con anillos perdidos, llegadas inesperadas de invitados y la pérdida de proveedores en el camino hacia el lugar.

Lo que sea, los organizadores de bodas lo han visto miles de veces antes y se lo han tomado todo con calma.

Si te preocupa el costo de una planificadora de bodas, te darás cuenta de que la inversión inicial que hagas se amortizará mil veces más en el estrés que te ahorra. Tienen años de experiencia en la gestión y maximización de presupuestos y pueden ayudarle a delegar sus finanzas adecuadamente.

Los planificadores de bodas también tienen conexiones asombrosas en la industria. Ellos sabrán exactamente qué proveedores recomendar en base a los fondos disponibles.

Básicamente, son una bendición para cualquier novia!

Elegir el servicio adecuado

Si usted ha decidido que quiere contratar los servicios de un planificador de bodas, tómese un segundo para pensar en sus necesidades exactas.

Tal vez quieras que alguien se encargue de cada detalle por ti, o sólo necesitas un par de manos que te ayuden (¡o diez!) para estar allí ese día.

La mayoría de los organizadores de bodas ofrecen la posibilidad de elegir entre dos servicios. Estos incluyen la planificación completa de la boda y el día de la coordinación.

Ambos servicios pueden ser un total salvavidas cuando se trata de hacer realidad el día de sus sueños, pero las inclusiones son muy diferentes. Antes de tomar una decisión, es importante que piense cuidadosamente con qué necesita ayuda exactamente.

Planificación completa de la boda

La planificación completa de la boda es adecuada para usted si se siente abrumado con absolutamente todo. No te ves a ti mismo siendo capaz de tomar esta tarea gigantesca por ti mismo.

También es la mejor opción si simplemente no tienes tiempo debido al trabajo, la familia u otros compromisos. Si usted está planeando su boda desde el extranjero o interestatal, un servicio completo de planificación de la boda es también una gran inversión para usted.

Qué incluye

Un planificador de bodas completo estará a bordo al principio del proceso de planificación. Ellos podrán asistirte con las tareas tan arenosas como crear y delegar el presupuesto de tu boda, crear tu lista de invitados, organizar tus invitaciones e incluso hacer un seguimiento de tus RSVPs.

Su planificador de bodas también llevará a cabo una consulta exhaustiva con usted para averiguar exactamente cómo quiere que se vea y sienta el día en sí, y qué va a necesitar para que eso suceda. Entonces, ¡hacen que suceda!

Si aún no has definido tu visión de la boda, asegúrate de sentarte con tu pareja y hacer esto primero.

De esta manera, usted podrá comunicar claramente el día de sus sueños a su planificador de bodas y asegurarse de que está en la misma página.

Una vez que la visión de su boda haya sido claramente definida, su planificador de bodas comenzará a investigar en su nombre. Esto significa buscar todas sus cotizaciones y comunicarse con los proveedores apropiados en función de sus necesidades y su presupuesto.

Desde su florista y diseñador de papelería hasta su pastelero, su organizador de bodas será su punto de contacto durante todo el viaje.

Fotografía: Shannen Natasha

Diseño Floral: Lily Paloma

Su planificador de bodas puede entonces ejecutar todas las cotizaciones por usted, hacer las modificaciones necesarias, y empezar a reservar en los proveedores para su gran día. Aunque se le mantendrá al tanto, no tendrá que hacer ninguna llamada telefónica ni tratar con ningún correo electrónico de ida y vuelta.

La logística del día de su boda también es algo que un planificador de bodas se encargará de hacer por usted.

Se creará una hoja de ejecución completa para su boda, que detallará claramente cómo va a transcurrir el día de principio a fin. Su hoja de cálculo incluirá los tiempos para todo, desde la organización de la ceremonia hasta los discursos y el primer baile.

Si usted se siente abrumado con sólo pensar en todo lo anterior, entonces un servicio completo de planificación de bodas definitivamente podría ser algo a tener en cuenta!

Lo que no está incluido

Contratar a un planificador de bodas completo no significa confiar en ellos para absolutamente todo. Puede haber ciertas tareas que su planificador de bodas simplemente no está equipado para asumir.

Por ejemplo, una idea errónea común en muchas novias es que los organizadores de bodas también son estilistas. Pero estilizar una boda requiere una habilidad completamente diferente a la de planearla!

Usted tiene que recordar que los planificadores de bodas son contratados para manejar toda la logística de su día.

Son unos organizadores, comunicadores y delegados increíbles. Trabajan bien con los números y juran por las hojas de cálculo y los plazos. Pero cuando se trata de los aspectos puramente visuales de su boda, como la creación de una paleta de colores, el diseño de una tabla de visión o la creación de favores de bricolaje, este es un papel completamente diferente en sí mismo.

La mayoría de los organizadores de bodas ofrecen un servicio de estilismo o podrán recomendarte a alguien, así que si necesitas ayuda con cualquier cosa desde el punto de vista del estilo, asegúrate de preguntarles de antemano.

Si ya sabes cómo te gustaría que se viera y sintiera el día, entonces una gran planificadora de bodas podrá trabajar con tu visión y buscar los proveedores adecuados para que esto suceda. Es posible que no necesite ayuda para el peinado si tiene en mente una visión claramente definida.

Aquí es donde se convierte en un valor incalculable tener un tablero de Pinterest dedicado a tu boda. Un tablero de la visión será la mejor manera de comunicar el aspecto y la sensación de su boda de ensueño a su planificador! Si aún no has curado el tablero perfecto de Pinterest, tenemos algunos consejos para ayudarte a usar Pinterest en la planificación de tu boda.

No confíe en su planificador de bodas para que haga los recados por usted tampoco. Recoger su ropa de la tintorería o correr a la oficina de correos no es algo que usted debe esperar que su planificador de bodas se encargue por usted!

Fotografía: Cobre Carras

Diseño Floral: Escopeta Floral Studio

Día de coordinación

Así que tal vez ya has hecho todo el trabajo duro. Usted ha encerrado a sus proveedores, ha creado con éxito su presupuesto y se siente bastante cómodo con la forma en que se está llevando a cabo la planificación. Pero, ¿has pensado en cómo vas a organizarlo todo durante el día?

Qué incluye

Un servicio de coordinación del “día de” es la solución perfecta si sabe exactamente cómo quiere que transcurra el día, pero sólo necesita un par de manos (¡o diez!) para ponerlo todo junto.

Antes de delegar el trabajo a su dama de honor, recuerde que la organización de una boda requiere mucho tiempo, es físicamente exigente y suele implicar una o dos sorpresas de último momento que hay que resolver. Eso es mucha presión para alguien que debería pasar el día celebrando contigo!

Contratar a una coordinadora para el día de la boda le quitará todo ese estrés y responsabilidad a usted (y a sus seres queridos) en su gran día.

También es una solución más rentable si no puedes permitirte un servicio completo de planificación de bodas. Los paquetes de coordinación para el día de la boda son mucho más baratos y definitivamente adecuados para las novias de bricolaje.

Un día-de coordinador por lo general pasos en alrededor de 4 semanas antes de su gran día. Aquí es donde se reunirán para llevar a cabo todos sus planes de principio a fin y esencialmente entregar su boda en las manos capaces de su coordinador.

Su entrega incluirá los datos de contacto de su proveedor y los contratos, las facturas que detallan lo que se ha reservado y pagado, junto con los planos de su piso y el plano de asientos.

Fotografía: Clary Pfeiffer

A partir de este momento, su coordinador se convertirá en el contacto de todos sus proveedores de cara a su jornada. Ellos usarán la información proporcionada por usted para crear su hoja de registro de la boda.

No sólo su equipo estará físicamente preparando todas las áreas de su boda el día de la misma, sino que su coordinador también estará en contacto con su equipo de proveedores de acuerdo con su hoja de ruta. Ellos sabrán cuándo llegan sus proveedores, qué les suministrarán y dónde deben instalarse.

Su coordinador también puede saludar y dirigir a los invitados, señalar el comienzo de la música de la ceremonia y asegurarse de que su línea de tiempo esté viajando de acuerdo con el horario en todo momento. Cualquier pregunta o preocupación en el día que sea manejada directamente por su coordinador, y no por usted mismo!

Lo que no está incluido

El día de la coordinación es un servicio completamente separado por una razón. Usted puede ver que es una experiencia muy diferente a contratar a un planificador de bodas completo, así que asegúrese de que sus expectativas reflejen esto.

Los coordinadores se encargan de todos los detalles relacionados con el funcionamiento del día de la boda. Por lo tanto, no espere que su coordinador esté buscando citas, encontrando un fotógrafo en el último momento o ayudando con su presupuesto.

Si no está relacionado con el calendario y el horario del día de tu boda, simplemente no es relevante para el servicio para el que los has reservado!

Empaquetar después de la boda es otra tarea que podría no estar incluida en su paquete. Por lo general, un día de trabajo del coordinador se termina después de que los invitados han sido sacados del lugar de reunión de manera segura. Cualquier cosa que necesite ser limpiada o empaquetada puede ser responsabilidad de su lugar de reunión, no de su coordinador.

Estilizar las tareas del día es otro elemento con el que su coordinador podría no ser capaz de ayudar. Asegúrate de que todas tus tareas y materiales de estilismo estén preparados y listos antes del gran día.

No planee dejar una cesta de papel de seda en el lugar y pedir que la corten a mano en confeti esa mañana. Eso no es una gran inversión de tiempo de su coordinador cuando tienen una boda que realizar!

Encuentre su mejor ajuste haciendo las preguntas correctas

La mejor manera de saber si usted está reservando el servicio adecuado para sus necesidades es simplemente hacer preguntas por adelantado!

Ya sea que esté optando por un servicio de planificación completo o por un coordinador en el día, es importante que haga las preguntas pertinentes para saber exactamente lo que incluye su paquete.

Definitivamente debe preguntar acerca de cualquier cosa que pueda incurrir en un costo adicional. Esto se relaciona generalmente con cualquier tarea que va a resultar en tiempo extra, viajes y recursos para su planificador de bodas.

Las inspecciones de los sitios y las visitas a los lugares de reunión son un ejemplo perfecto. Si ha elegido un lugar que está fuera del área local de su planificador, puede significar un cargo adicional de viaje para las inspecciones del lugar.

La misma regla se aplica a los ensayos de la ceremonia el día antes de la boda, o a cualquier proveedor que tenga que empezar a preparar un día antes (como una empresa de carpas, por ejemplo). Si necesita que su planificador esté en el lugar por cualquier día adicional para reunirse con estos proveedores, esto también podría significar un cargo adicional.

Antes de tomar una decisión sobre cualquiera de los dos servicios, también debe solicitar una consulta en persona o por teléfono. Una consulta inicial es la mejor manera de decidir si su planificador va a ser adecuado para usted y su pareja.

También tendrás una idea de cómo te conectas a nivel personal. ¿Te hacen sentir a gusto y emocionado por tu gran día? ¿O algo se siente mal?

Preguntas principales para hacer a un planificador de bodas antes de contratarlo

Asegúrese de marcar las siguientes preguntas para asegurarse de que encuentra el planificador perfecto para sus necesidades:

  • ¿Hay algún costo adicional que no esté incluido en el paquete? Ej. viajes, visitas de sitio, empacado, etc?
  • ¿Cuántas horas incluye su paquete?
  • ¿La correspondencia es ilimitada durante todo el proceso o hay una cantidad específica de llamadas telefónicas y reuniones?
  • ¿Cuál es su tiempo de respuesta para los correos electrónicos?
  • ¿Está familiarizado con el lugar de la boda y ha trabajado allí anteriormente? Si no, ¿tiene experiencia trabajando en lugares similares?
  • ¿Tienen disponibilidad para la fecha de la boda?
  • ¿Con qué tipo de presupuestos de bodas tienes experiencia trabajando?
  • ¿Podrá hacer sugerencias para trabajar dentro del presupuesto?
  • ¿Pueden personalizar un paquete de acuerdo a mis requerimientos si sentimos que puede faltar algo?
  • ¿Cómo funciona el proceso de pago con otros proveedores? Por ejemplo, ¿se pasará cada factura para su pago directamente, o se agruparán en una sola suma global?
  • ¿Ofrecen algún tipo de ayuda para el estilismo o es necesario reservarlo por separado?
  • ¿Recibe descuentos de otros proveedores o recibe una comisión?
  • ¿Cómo manejan las emergencias de último minuto del día?
  • ¿Cuántos miembros del equipo estarán allí ese día?
  • ¿Qué es lo que más te gusta de ser un planificador de bodas?

Vaya aquí para descargar una versión imprimible de estas preguntas!

No tenga miedo de pedir testimonios de clientes anteriores también. Los testimonios son una gran manera de escuchar la experiencia desde el punto de vista de otra novia.

Tomar su decisión final de contratación

Antes de hacer cualquier tipo de depósito, usted también debe pedir una copia del contrato. Lea muy bien el contrato con su pareja y asegúrese de que cumpla con todos sus requisitos. Si hay áreas grises o si siente que le falta algo, pregunte por ello de antemano.

Simplemente sea honesto acerca de sus necesidades y expectativas y si algo no está incluido en el precio de su paquete, su planificador puede ser capaz de adaptar algo para usted o cotizar el trabajo adicional requerido.

Fotografía: Ashley Sawtelle

Disfrute del día de sus sueños!

Cuando se trata de contratar a un planificador de bodas, usted definitivamente quiere centrarse en encontrar el ajuste perfecto. Necesitas a alguien que realmente entienda tu visión y te haga sentir emocionado por el día de tus sueños!

Si es un servicio de planificación completo que usted necesita o simplemente un coordinador para el día, usted no tendrá problemas en absoluto para encontrar el planificador de bodas perfecto teniendo en cuenta los consejos anteriores.

Invertir en el planificador de bodas perfecto significa eliminar la presión y la responsabilidad de usted y su pareja, dejándole disfrutar de este momento especial.

Después de todo, el día de tu boda es algo con lo que has estado soñando durante años, así que ¡aprovecha al máximo!

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