Cómo crear tu lista de invitados de boda

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Pregunte a cualquier novia su parte favorita de la planificación de su boda, y usted puede garantizar que no será la creación de su lista de invitados! De hecho, esta tarea tan importante probablemente va a ser uno de los momentos más estresantes en el camino hacia su día.

Su lista de invitados es un factor que contribuye en gran medida al costo general, la experiencia y los recuerdos de toda la vida de su boda. Después de todo, estas son las personas que serán parte del día más especial (¡y caro!) de su vida.

Fotografía: Ben Q Photography

Artista de Papelería: Ocasiones señaladas

Decidir quién hace el corte no es una tarea que se deba tomar a la ligera. Tendrás que considerar algunas variables diferentes antes de enviar esas invitaciones. Afortunadamente tenemos algunos consejos útiles cuando se trata de crear su lista de invitados a la boda, y evitar cualquier drama no deseado, la política familiar o problemas de presupuesto en el camino!

El número mágico

Antes de que empieces a debatir si el tío abuelo Bob debería estar allí el día de tu boda, querrás saber exactamente a cuántos invitados puedes invitar de forma realista en primer lugar. No tiene sentido elaborar la lista de invitados sin establecer un límite (¡y ceñirse a él!) cuando se trata de números.

Cómo encontrar el número ideal de invitados va a depender de algunas cosas diferentes. Tendrá que pensar en sus preferencias personales, así como en consideraciones prácticas como el presupuesto y las restricciones de espacio. Es importante mirar primero el panorama general antes de entrar en detalles.

Asuntos íntimos vs extravagancias totales

Lo primero es lo primero, ¿qué te imaginas cuando te imaginas el día de tus sueños? ¿Se está imaginando un romance íntimo y muy unido con un puñado de sus seres queridos? ¿O tu visión de la boda se parece más a una gran fiesta con cientos de seres queridos celebrando juntos?

Definitivamente hay ventajas y desventajas de ambas opciones, así que piense en lo que le conviene a usted y a su pareja. Recuerda que esta es TU boda, así que piensa cuidadosamente cómo quieres que se sienta el día y el tipo de experiencia que quieres recordar. Esta será su primera indicación de si su lista de invitados va a ser en el lado pequeño, o si usted definitivamente quiere un grupo más grande.

Restricciones del lugar de reunión

¿Se ha encerrado en el lugar de sus sueños para su boda? La capacidad de su local va a ser uno de los factores más importantes cuando se trate del número de invitados.

Antes de siquiera pensar en comenzar su lista de invitados, asegúrese de que conoce bien las restricciones en cuanto al número de invitados que el espacio del lugar puede albergar físicamente.

La mayoría de los lugares tendrán un número estrictamente limitado de invitados. Esto variará dependiendo de si está planeando un cóctel o una cena de gala. Usted encontrará que un cóctel de estilo boda permitirá a más invitados, debido a que el espacio en el suelo se libera de las mesas y sillas. Puede ser un buen consejo considerar una boda estilo cóctel si el espacio de tu local te está limitando en cuanto al número de invitados que te encantaría invitar.

Pregunte a su lugar de reunión por la capacidad de sus invitados desde el principio para que no haya sorpresas desagradables en el camino. Si su lugar de reunión especifica que el espacio puede albergar un máximo de 100 invitados, entonces no hace falta decir que no debería invitar a más de 100 invitados para empezar. Sin excepciones!

Incluso si usted está esperando que algunos parientes en el extranjero se nieguen o sabe que sus amigos pueden tener otros compromisos, es mejor estar seguro que arrepentido. Una manera fácil de evitar esto es crear listas de invitados A y B para que pueda invitar a más invitados en una fecha posterior si su confirmación de asistencia lo permite, pero más adelante.

Fotografía: Lara Lam

Artista de papelería: Caligrafía Seniman

La palabra con “B”

Otro factor no negociable a la hora de decidir el número de invitados es la temida palabra con “B”: ¡su presupuesto! Su lista de invitados y su presupuesto van de la mano. Por mucho que sueñes con tener una cantidad ilimitada de seres queridos allí para celebrar contigo, la dura verdad es que cada invitado significa un costo adicional para tu boda.

Piense en los costos individuales que se correlacionan con cada huésped. Las consideraciones más obvias son sus comidas y bebidas, pero incluso los detalles más pequeños como la papelería de la boda y los alquileres como cubiertos, servilletas, platos y cristalería pueden empezar a sumar. Una vez que sume estos costos individuales, podrá ver exactamente cuánto va a afectar cada huésped a su presupuesto.

Es probable que usted y su pareja ya se hayan fijado un presupuesto para la boda – ¡fue probablemente lo primero que hicieron! Utilice este presupuesto para calcular el número máximo de huéspedes que puede permitirse de forma realista en función de sus costes individuales. Asegúrese de tomar una postura firme con este número también, especialmente si sabe que tiene un presupuesto estricto sin margen de maniobra.

Dividir su lista de invitados

Así que ahora ha decidido que puede logística y financieramente invitar a X cantidad de invitados. Aquí viene la parte no tan divertida – poner nombres a esos números y decidir quién hace o no hace el corte. Es importante crear un proceso racionalizado para esto antes de empezar. Aquí es donde las emociones pueden entrar en juego y es posible que necesite difundir algunas situaciones incómodas.

Fotógrafo: Arina B. Fotografía

Artista de Papelería: Papel Cuatro Cosas

En última instancia, decidir con quién quieres pasar el día de tu boda dependerá de ti y de tu pareja. Pero antes de sentarse y poner el lápiz en el papel, es posible que desee considerar quién más podría estar esperando un aporte. Por lo general, se trata de miembros de la familia que están contribuyendo financieramente a la boda como sus padres o futuros parientes políticos. Si este es el caso y tienes a tu familia pagando la cuenta o cubriendo ciertos costos, es justo ser consciente de ello y devolverle el favor permitiéndole tener voz y voto en tu lista de invitados.

Aquí es donde usted podría necesitar ser delicado y establecer algunas reglas básicas. Idealmente, usted debe hacer esto antes de que algo sea pagado, para evitar sentirse atascado u obligado debido a los aportes financieros. Si usted está apretado con los números debido a las restricciones de lugar pero sus suegros están insistiendo en tener a sus primos lejanos allí en el día, esto podría ser un problema.

La manera más fácil de combatir cualquier conflicto es dividir los números por adelantado y asignar una cantidad predeterminada de invitados por familia. Una idea tradicional es dividir la lista de invitados en tres partes: un tercio para la familia, un tercio para la familia del novio y un tercio para usted y los amigos y conocidos cercanos de su prometido.

Al decir esto, no hay fórmula corta y seca, así que la mejor solución es simplemente tener una conversación honesta y abierta antes de tomar cualquier decisión para delinear sus expectativas. Es importante estar agradecido por las contribuciones financieras que se están haciendo a su boda, pero es posible que necesite (respetuosamente) poner el pie en el suelo si su familia está insistiendo en el control total de la lista de invitados.

Asegúrese de que usted verbalice su apreciación de su aporte, pero hágales saber lo importante que es tener a sus seres queridos más queridos allí ese día.

Listas A + B

Con cualquier política familiar ahora en jaque, es hora de empezar a redactar su lista. Pero, ¿cómo decides quién hace el corte si tu lista de invitados excede las limitaciones de número que has establecido?

Aquí es donde entra en juego la priorización, y la creación de una lista de invitados A y B va a ser de gran ayuda. Sus invitados de la lista A son los que recibirán su primera ronda de invitaciones. Si alguno de tus invitados de la lista A se niega, puedes empezar a invitar a los invitados de tu lista B.

Puede parecer desagradable tener que clasificar a sus invitados según su prioridad. Siendo realistas, sin embargo, es la manera más fácil de asegurar que usted pueda celebrar su boda con las personas más importantes de su vida – sin exceder su presupuesto o la capacidad del lugar.

Siéntese con su pareja y comience anotando todas las personas que le gustaría tener para celebrar con usted ese día. No olvide incluir cualquier comentario de su familia si es necesario. Esto se convertirá en la lista de deseos de tu boda.

Para asegurarse de no olvidar a nadie, clasifique su lista en diferentes categorías para que pueda identificar fácilmente de dónde vienen los invitados. Los grupos comunes incluyen familiares cercanos, miembros de la familia extendida, amigos cercanos, conocidos y colegas.

Una vez que haya anotado su lista de deseos, puede volver atrás y marcar una “A” o una “B” junto a los nombres en orden de prioridad. Tu lista A está reservada sólo para aquellas personas que no puedes imaginarte celebrando sin – tus familiares más cercanos y tus amigos más queridos. Estos invitados tienen prioridad a la hora de enviar sus invitaciones.

Los invitados marcados con una “B” son las personas que te encantaría tener en tu boda si los números lo permiten. Asegúrese de implementar reglas generales a la hora de marcar a sus invitados como A o B. Si los números están empezando a aumentar, es posible que desee delegar a todos los miembros de la familia extendida o colegas de trabajo a la lista B tanto para los novios como para los novios. Tener reglas generales que se aplican tanto a usted como a su pareja es la manera más fácil de disipar cualquier tensión y mantener el proceso justo.

No olvide tener en cuenta a los acompañantes y a los niños antes de finalizar sus listas A y B. Es posible que desee implementar algunas reglas generales para esto también. Por ejemplo, los huéspedes de la lista A sólo pueden invitar a acompañantes si tienen una relación seria y duradera, o si usted ya ha conocido a su pareja.

Crear su lista de invitados definitivamente puede ser un proceso que consume mucho tiempo, especialmente si usted tiene personas importantes en su vida de múltiples áreas diferentes, o una gran familia extendida. Si realmente está luchando para averiguar exactamente quién debería estar en sus listas A y B, puede consultar nuestro diagrama de flujo fácil de seguir para ayudar a tomar esas decisiones difíciles.

Fotografía: Lisa Rigby Fotografía

Artista de papelería: Papel Cheree Berry:

Recortar su lista B

Este es un día enorme, trascendental e increíblemente especial para ti y tu pareja. Es importante que no dejes que la culpa de la invitación se apodere de ti cuando estés creando tu lista de invitados. Cada persona en su lista, incluso su lista B, debe ser alguien que usted estaría encantado de tener en su boda.

Si su lista de invitados está fuera de control, es posible que tenga que empezar a recortar su lista B. No caigas en la trampa de sentir que todas las personas con las que te has cruzado en tu vida necesitan estar en tu lista. Revise a cada posible huésped y piense honestamente cómo se sentiría si no pudiera estar allí ese día. ¿Te darías cuenta? ¿De verdad te importaría? Si no, táchalos de tu lista.

Ya sean viejos amigos de la escuela que se han alejado de tu vida o colegas de trabajo que ves todos los días, no te sientas obligado a mantener a nadie de tu lista fuera de la culpa. Si usted no los alcanzaría para tomar un café o llevarlos a cenar, entonces definitivamente no deberían estar en su lista!

Una vez que haya recortado con confianza su lista B, asegúrese de que los nombres también estén ordenados en prioridad. De esta manera, si un invitado de la lista A se niega, usted y su pareja sabrán instantáneamente quién es el siguiente en la fila para una invitación.

Etiqueta de invitación

Fotografía: Rachel Solomon

Artista de Papelería: Láminas y tintas

Una vez que tus listas A y B estén listas, puedes empezar a enviar tus invitaciones (¡ahora parece real, no es así!).

Es importante ser sensible y discreto al enviar las invitaciones de las listas A y B para evitar situaciones incómodas. Debido a que sus invitaciones se enviarán a diferentes horas, definitivamente no querrá que uno de sus invitados de la lista B piense que fueron sólo una idea de último momento. ¡Eso no es una gran sensación para nadie!

Una línea de tiempo útil a seguir es enviar las invitaciones de la lista A un poco antes de lo habitual, a las 10 semanas del día de la boda. Usted debe comenzar a recibir RSVP en las próximas semanas, así que tome nota de cualquier invitado que no pueda asistir. A continuación, puede empezar a enviar sus invitaciones de la lista B en el plazo de 6 a 8 semanas cuando tenga una mejor idea de los números. Conflicto = evitado!

Si estás planeando una boda en el lugar de destino, no olvides que tendrás que enviar las invitaciones antes de lo habitual para dar a tus invitados tiempo suficiente para presupuestar y planificar su viaje. En este caso, querrás enviar tu primera ronda de invitaciones al menos 2 ó 3 meses antes del gran día.

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Si usted está empezando a sentirse abrumado con la gestión de su lista de invitados y el seguimiento de su RSVP, es posible que desee buscar en un sistema digital para simplificar el proceso para usted. Las herramientas de administración de invitados en línea son una gran solución para monitorear sus invitaciones y RSVPs.

El uso de una herramienta en línea significa que usted puede acceder fácilmente a toda la información de sus invitados en un solo lugar, así como comunicarse con ellos por correo electrónico. Es una situación en la que todos ganan!

Ahora la parte divertida!

Puede parecer intimidante al principio, pero prometemos que una vez que esta tarea masiva haya sido marcada en su lista de cosas por hacer, el resto del proceso de planificación de la boda será pan comido.

Seamos sinceros, lo único que quieres es que la lista de invitados esté ordenada lo antes posible para que puedas empezar a concentrarte en la parte divertida de la planificación de la boda, ¡como llenar las tablas de Pinterest!

Siguiendo estos consejos para crear tu lista de invitados de boda, te asegurarás de que el día de tu boda esté lleno de gente que haga feliz a tu corazón a la vez que evitas cualquier conflicto emocional a lo largo del camino.

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